Cuando contamos un equipo de trabajo en nuestras empresas, que depende de nosotros, pueden plantearse una serie de dudas, sobre cómo interpretar la nómina de un trabajador. Ya que es uno de los temas más complejos, al intervenir leyes laborales, leyes fiscales y leyes administrativas.

Una nómina, se define como el documento que recibe los trabajadores, que reciben mes a mes, que es llamado también recibo de salarios. Registra y refleja tanto las prestaciones salariales, como de las deducciones a los empleados, a cambio de su trabajo. Además de garantizar el pago liberatorio, hay que tener en cuenta que el salario en especie, nunca podrá superar el 30 % de las percepciones del trabajador.

La última modificación legal sobre la nómina del trabajador, se tuvo que adaptar la forma en la que se reflejaba las nóminas fue en el 2014, siendo el documento con validez legal, que refleja el salario percibido por los trabajadores.

¿Qué aspectos que debemos tener en cuenta en una nómina del trabajador?

La nomina del trabajador, proporciona y registra la información sobre las retribuciones de las condiciones de contratación acordadas por Estatuto de los Trabajadores, Convenio Colectivo de aplicación o acuerdo individual, los aspectos básicos son los siguientes:

1. Datos informativos de la empresa y del trabajador.

Este apartado está en el encabezado en la parte superior de la nómina, aparecerán entre otros datos:

• Empresa: Razón Social o nombre de persona física (En caso de ser autónomo), el CIF, Código de Cuenta de Cotización y el domicilio.
• Trabajador: Nombre completo del trabajador, NIF, Número de afiliación de la Seguridad Social, Categoría, Grupo de Cotización y Fecha de Antigüedad.

2. Percepciones salariales.

También aparecen en la nómina del trabajador, los denominados devengos, que se refiere a las cantidades que recibe el trabajador por diferentes conceptos, en salario bruto, podemos encontrar:

• Percepciones Salariales: Salario Base, Complementos Salariales (Plus idiomas, nocturnidad, etc.) el pago de horas extraordinarias, las gratificaciones extraordinarias y salario en especie.
• Percepciones no salariales: Indemnizaciones o suplidos, prestaciones, indemnizaciones por traslado, suspensiones, despido y otras percepciones no salariales, entre otros.

3. Deducciones y retenciones.

Es importante este apartado, ya principalmente que es lo que se descontarán de la nómina las cotizaciones de la Seguridad Social (hay una parte de aportación de las cotizaciones por parte del trabajador) y la retención del Impuesto de la Renta de Personas Físicas (IRPF).

El Ingreso neto a percibir, también denominado líquido total. Es la diferencia entre las percepciones salariales y las deducciones y retenciones, que nos dará el líquido a percibir y es lo que nos ingresará la nómina la empresa.

¿Puede dejar la empresa de entregar las nóminas del trabajador en formato físico?

Se tiene que llegar a un acuerdo con los trabajadores, la empresa no puede decidir unilateralmente dejar de entregar las nóminas en papel y así lo recoge la jurisprudencia que constituye una obligación por parte de la empresa entregar en soporte papel.

Solamente puede ser sustituida esta obligación, si la empresa dota de acceso a ordenadores y el de impresoras para poder imprimir las nóminas del trabajador.

He detectado errores o conceptos salariales que no me han pagado. ¿Hay algún plazo para reclamarlos?

La normativa laboral, establece un año de prescripción, para reclamar los conceptos salariales o extrasalariales. Es importante que te pongas en contacto con un profesional en Derecho Laboral, para asesorarte sobre la mejor forma de que puedes reclamar las diferencias salariales.

He visto que cobro menos que mi compañero, que hace las mismas funciones que yo ¿Es normal en mi nómina?

El salario que paga la empresa siempre es en bruto y está expuesto a diversas retenciones que pueden variar el líquido a percibir. Especialmente afecta las retenciones por IRPF, en la que afectan la situación personal del trabajador. (Si es soltero/a, descendientes menores de 25 años o mayores de 65 años que convivan con el perceptor, pensiones complementarias a favor de una tercera persona, etc.). Puede tener una variación sustancialmente el porcentaje de retención del IRPF en la nómina.

Si te interesa conocer las preguntas más frecuentes sobre las diferencias entre el Salario Bruto y Neto de un trabajador, te interesará el siguiente enlace.

¿Cuánto tiempo se deben conservar las nóminas?

Las nóminas o recibos de salarios que han sido confeccionados, deben ser archivados y conservados por la empresa junto con los boletines de cotización, durante al menos 5 años. Para que se puedan realizar las comprobaciones oportunas.

¿Está obligada la empresa a facilitarme copia de las nóminas?

El no entregar las nóminas o recibo de salarios, o no utilizar el modelo oficial, puede constituir una infracción por parte del empresario, sancionable por parte de la Inspección de Trabajo. La empresa siempre debe entregarte la nómina de forma puntual y según lo pactado.

Espero que haya podido resolver algunas de las cuestiones más comunes, que mis clientes me preguntan en el despacho referente a las nóminas del trabajador. Si necesitas alguna información adicional en materia de derecho laboral, no dudes en ponerte en contacto conmigo.