Una técnica muy sencilla con bajo coste y sencilla de implementar en una organización es la carta de bienvenida a las nuevas incorporaciones de la empresa. La carta de bienvenida se puede definir como un documento que se le facilita a los nuevos trabajadores con el objetivo de presentar la empresa en la que se va a desarrollar de forma cercana y positiva. También se puede considerar la primera imagen o impresión que causa en el trabajador la empresa y que puede estimular una relación de confianza entre ambas partes, es decir, entre el empleado y la empresa.
Este proceso tan sencillo tiene múltiples beneficios tanto para el trabajador como para la empresa pues asegura y facilita la rápida adaptación al puesto de trabajo. Por otro lado, para la empresa también conlleva consecuencias positivas pues se ve reducido el tiempo de adaptación y comienza cuanto antes a desempeñar eficazmente sus funciones.
Al contrario de lo que algunas empresas y trabajadores creen, la carta de bienvenida es un documento breve. No debe ser muy extenso pero sí que debe contener algunos aspectos básicos y debe mantener una estructura de carta.
¿Qué aspectos debe incluir la carta de bienvenida?
En primer lugar, se debe indicar la fecha y el lugar en el que se entrega la carta de bienvenida al nuevo trabajador así como debe ir dirigida al empleado. Es preferible que vaya destinada a una persona en concreto y no que se haga de forma generalizada. De esta manera, deberá citarse el nombre del trabajador con el objetivo de hacerla más personalizada y generar una mejor impresión y confianza.
Tras este indicativo, es importante dirigirse al destinatario de forma amigable. Es recomendable utilizar la primera persona del plural y la segunda del singular. A lo largo de esta pequeña introducción, se le dará la bienvenida al trabajador. De forma adicional se puede realizar alguna recomendación respecto al centro de trabajo, lugar, etcétera.
Tras esta breve presentación, se le puede informar sobre sus responsabilidades y funciones del puesto, así como lo que la organización espera de él o ella.
Un aspecto que se debe tener en cuenta es que, si en esta carta de presentación o de bienvenida se incluyen aspectos que va a necesitar durante su primer día de trabajo (ubicación del lugar al que tiene que acudir, código de vestimenta, etcétera) se tiene que enviar antes de que dé comienzo su primer día.
Por último, es importante que se le comunique un esquema o una estructura sobre la planificación que tendrá en su primer día. Con esto se pretende ayudar a planificar y estructurar su jornada laboral hasta que conozca más detalladamente aspectos relativos a su puesto de trabajo.
A continuación, se muestra un ejemplo de modelo para la carta de bienvenida para un trabajador:
De forma adicional, también es importante que sus futuros compañeros conozcan al nuevo integrante del equipo. Por ello, una opción muy interesante es que el nuevo trabajador realice una carta de presentación para los empleados actuales de la empresa. Con el propósito de que su integración sea la más rápida posible, el empleado puede completar un modelo de email con el objetivo de presentarse brevemente al resto de sus compañeros. Al igual que la carta de presentación para el trabajador, esta debe ser escueta y debe estar redactada de forma cercana. El nuevo trabajador podrá explicar quién es, qué le gusta hacer y qué puesto va a ocupar.
Un modelo de carta de bienvenida para este email de presentación, puede ser el siguiente:
¿Qué aspectos debe incluir la carta de promoción o nombramiento?
De igual modo, esta técnica tiene muchas más implicaciones y utilidades en la empresa. Este formato también se puede emplear para comunicar diferentes procesos como es el caso de la promoción interna de los empleados. Al igual que en el caso anterior, es importante expresar los motivos que han llevado a tomar esa decisión con el objetivo de que este proceso sea lo más transparente y claro posible. A su vez, esto servirá para que el resto de empleados tengan un modelo o los conocimientos necesarios para saber qué deben hacer para conseguir un nuevo nombramiento.
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