¿Por qué debemos planificar y medir los indicadores en la empresa?

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¿Por qué debemos planificar y medir los indicadores en la empresa?

Los nuevos escenarios en las que se encuentran la mayoría de empresas actualmente, no tienen nada que ver con los de hasta hace muy poco. Por eso, es esencial planificar y utilizar indicadores que permiten medir, tanto situaciones, como resultados de manera objetiva y eficaz y así obtener una buena gestión de las empresas.

Nos encontramos actualmente en  un entorno “VUCA” (volátil, incierto, complejo y ambiguo), entornos en cuales debemos saber estar y gestionar adecuadamente. A pesar del aumento de los constantes cambios, tanto en las empresas, como en su entorno, la información es aún más fundamental para la gestión de costes y la planificación en las empresas.

Debemos tener en cuenta los siguientes factores para planificar y analizar los indicadores:

  • No es útil disponer de muchos datos, si no sabemos ponerlos en el contexto adecuado,  estructurarlos e interpretarlos y así tomar decisiones adecuadas.
  • Diferenciar entre aquella información, que permite a la empresa identificar un valor añadido o el caso contrario, hay que descartarla.

Frente a nuevos escenarios, las empresas no deben seguir con la gestión de la misma forma como en otros años. Ante esta situación de incertidumbre, existen dos tipos de factores a tener en cuenta:

  • Los técnicos: referidos a los procesos y las herramientas utilizadas.
  • Los adaptativos: vinculados directamente a los hábitos y la cultura de una organización y por lo cual los más complicados de modificar y gestionar.

Tenemos que tener en cuenta, que generalmente las personas muestran cierta resistencia al cambio. La realidad indica, que todo cambio incomoda y que la mayoría de la gente, tiene tendencia de permanecer en su zona de confort y seguir sus conductas habituales. Sin embargo un desafíos, es decir, un cambio drástico en el entorno de un trabajador o la empresa, puede mover esas barreras de la zona de confort y obligan a cambiar estructuras de las empresas.

Claves para la creación y medición de los indicadores:

1. Dejar espacio para crear y experimentar en la empresa

Una de las causa que un empleado deja la empresa, es cuando se limitan sus capacidades profesionales. Una vez satisfecho las necesidades básicas, normalmente el ser humano anhela a “algo más”. Que en concreto, depende de cada persona, pero es importante para la empresa, que identifique las necesidades de cada empleado y factores que le motivan.

Desde luego, la remuneración es algo importante y esencial, pero no es lo más importante para todas las personas. Si la empresa no está en dispuesta de ofrecer recompensas económicas superiores, existen numerosas oportunidades para motivar a los trabajadores. Una de ellas, es comunicar nuevos proyectos y según su capacidad dejarles participar en los respectivos planes de acción. Fomentar la cultura de flexibilidad y divertirse mientras se trabaja hacia los objetivos marcados por los por las empresas.

2. Buscar referentes y mentores para aprender de ellos

La mente humana es muy poderosa, tanto para motivarse o desmotivarse. Edison no se quedó en el intento, si no siguió hasta que consiguió que funciona la bombilla. No desvalido sus intentos que no mostraron éxito, si no los utilizó como base para la mejora. “No fracasé, solo encontré 999 maneras de cómo no hacer una bombilla” Es de gran ayuda para conseguir un objetivo, buscarse gente que ya lo consiguió. Utilizar ejemplos positivos para inspirar y aprovechar sus métodos.

La historia demuestra, que desde siempre se buscaba una especie de maestro, o un tutor para los mentorados con el objetivo de sacar lo mejor de ellos. Esa “vieja usanza” se puede aplicar perfectamente al mundo empresarial, para sacar lo mejor de los trabajadores.

3. Confíar en uno mismo

“Lo que das, recibes por multiplicado”, es un principio bastante conocido y sirve perfectamente como analogía. Uno tiene que confiar en sí, para que los demás pueden hacerlo también.  La confianza en sí mismo, ayuda para conseguir logros extraordinarios.

Es cierto, que las creencias influyen mucho en nuestras capacidades, pero también la forma de cómo afrontar las cosas. Aprender de pensar “fuera de la caja” y no aferrarse a los miedos que se pueden presentar, resulta muchas veces muy acertado. Aprovechar los recursos existentes para generar beneficios, optimizar procesos y reducir los costes.

4. Generar nuevas conversaciones 

Rodéate de gente diferente, es decir buscar personas con cuales se puede mantener conversaciones nuevas y sobre todo aprender de ellos. Siempre se puede aprender algo, y si es simplemente el cómo no hacerlo. Para esta ocasión se recomienda gente de un entorno diferente, con un temario actualizado y novedoso.

Es de gran ayuda asistir a eventos relacionados con un temario de interés y de lo cual aún no sé todo por ejemplo ponencias de I+D+I o participar en foros relacionado a mi sector/actividad.

5. Comunicar de manera fluida y eficiente

Las empresas están comunicando siempre, sea a nivel interno o externo. Por eso es importante que se mantiene una comunicación fluida, que proveen a todos los equipos de trabajo de información necesaria y también a las personas externas involucradas. Ten en cuenta que el exceso de información o comunicación puede ser contraproducente.

6. La implantación de un cambio requiere un planificación. 

Los cambios deben ser estudiados y puestos en práctica de forma racional. Cambios indiscriminados y drásticos pueden tener consecuencias negativas para el negocio. La gestión del coste no se practica aisladamente, si no es una parte integrante de la estrategia de la implantación del cambio.

¿Qué es la planificación de plantillas para la medir los indicadores?

Es una forma de realizar la previsión y la demanda de empleados que serán necesarios y afecta en su reclutamiento, selección, formación, etc. Permite adecuar y planificar a la empresa el personal adecuado en el momento adecuado.

Contrata a la gente exactamente lo que tiene que trabajar. Si es un 48,5% de la jornada, eso es lo que contrataremos. No hay que perder dinero, hay que buscar la Rentabilidad.”

Para la planificación de plantillas y la medición de los indicadores, destacan el convenio colectivo de aplicación, los conceptos salariales, la formación, las vacaciones, los permisos, las indemnizaciones (Despidos, finalizaciones de contrato, jubilaciones…), tipo de jornada, etc. No hay que olvidarnos, que puede existir costes ocultos como la pérdida de inventarios, robos, errores administrativos, salarios ineficientes, etc.

Podemos encontrar diferentes herramientas, para realizar una buena planificación de plantillas, como son la definición de competencias y análisis de puestos, manuales de reclutamiento, dimensionamiento de plantillas, estudio de cargas de trabajo, etc.

¿Qué nos cuesta desvincular a un trabajador de la empresa? Podemos encontrarnos diferentes escenarios:

1. Despido Disciplinario:

– 0 días por año trabajado

2. Despido Objetivo:

– 20 días por año trabajado, con un máximo 12 mensualidades

3. Despido improcedente:

– Antes del 12 de febrero de 2012: 45 días de salario por año trabajado, con un máximo de 42 mensualidades

– A partir del 12 de febrero de 2012: 33 días de salario por año trabajado, con un máximo de 24 mensualidades.

4. Indemnización fin de contrato:
  • Los contratos formalizados a partir del 1/1/2013:  10 días por año.
  • Contratos formalizados a partir del 1/1/2014:  11 días por año.
  • En los contratos formalizados a partir de 1/1/2015: 12 días por año.

Algunos Ratios en los RRHH que ayudan a medir los indicadores

1. Gasto de Personal:

Total costes salariales/Ventas=%

Objetivo: Minimizar su contribución respecto a ventas

2. Horas trabajadas:

N.º Total de horas remuneradas respecto al número de horas previstas

Objetivo: Reajustar futuros análisis, detectar fuentes de las desviaciones en los cálculos.

3. Ventas por empleados:

Ingresos totales/Nº de trabajadores=€

Objetivo: Maximizar esa cifra

4. Rotación Laboral=%:

(Incorporaciones-Salidas)/Nº Medio de empleados

Objetivo: No desviarse de lo previsto o realizar ajustes en la gestión, detectar fuentes de salidas, gestión de talento, etc.

5. Ratio sobre productividad:

Ventas netas/Nº de horas trabajadas=€

Objetivo: Maximizar el ratio

6. Absentismo laboral:

N.º de horas no trabajadas respecto al número de horas teóricas=%

Objetivo: Minimizar su valor.

7. Otros ratios a medir:
  • Personal no cualificado
  • Personal cualificado
  • Entrevistas de personal
  • Gastos de selección de personal

Si necesitas más información y necesitas que te ayude. No dudes en ponerte en contacto conmigo, soy experto en Derecho Laboral.

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