Uno de los grandes retos de la gestión de Recursos Humanos en las empresas, es cómo se puede gestionar una reclamación laboral de un trabajador. Esto sucederá en algún momento cuando gestiones a personas. Es por ello, es importante que puedas realizar esta reclamación de forma profesional y eficiente, no solamente para poder evitar posibles reclamaciones laborales, sino también, para poder reforzar la imagen de marca de las empresas. Porque, en definitiva, los empleados, son los embajadores de la empresa.
En este artículo está pensado para ofrecerte una guía completa de cómo se suele gestionar la reclamación laboral de un trabajador en la empresa. Teniendo siempre en cuenta, los valores de tu organización y alineado con las mejores prácticas en materia de Recursos Humanos.
La gran pregunta: ¿Por qué es importante gestionar una reclamación de forma adecuada?
Cuando un trabajador tiene pensado realizar una reclamación laboral o ya lo realiza de forma fehaciente, suele estar motivado por una situación que considera injusta o no adecuada conforme normativa laboral. Una de las primeras opciones que se piensa, es que ya se le pasará o “se olvidará”. Sin embargo, ignorar su solicitud o peor aún, gestionar de manera ineficiente la reclamación laboral, suele desencadenar mayores inconvenientes, conflictos entre el equipo o iniciar acciones legales laborales. Además de una posible sanción en materia laboral. Es por ello, que una gestión adecuada, conlleva más beneficios que inconvenientes.
¿Aún no te has convencido saber para poder gestionar adecuadamente una reclamación?. Podrás reducir los conflictos, mantendrás un ambiente laboral adecuado, saber gestionar las reclamaciones laborales te ayudará a cumplir la normativa laboral y especialmente, protegerás la reputación de tu empresa. Todo conflicto laboral y peor aún, una demanda o sanción laboral, perjudica a tu empresa.
1. Fomenta una cultura de comunicación cercana.
El primer paso en la gestión de reclamaciones de un trabajador es que se escale o aumente los conflictos. Es por ello, el fomento de una comunicación cercana y abierta con los demás trabajadores, es clave. Permitiendo así poder expresar sus inquietudes, dudas y así poder evitar que se conviertan en un problema mayor.
¿Cómo lograrlo?
En un principio, parece sencillo, pero intentaremos darte las claves más comunes que realizan las empresas. Son 3 principalmente: Canales de comunicación transparentes, con reuniones (o incluso evaluaciones individuales) o un buzón de sugerencias. El segundo, es la formación de los mandos intermedios, para que estén preparados como líderes de sus equipos y así escuchar de forma activa y responder de forma empática. Por último, aconsejamos reforzar la confianza con los trabajadores y resaltar la confidencialidad de estas conversaciones.
2. Establece un procedimiento claro para gestionar reclamaciones laborales en la empresa
Una de las soluciones más efectivas es realizar un protocolo que recoja las reclamaciones o quejas del trabajador en la empresa, logrando así claridad en todo el proceso y pasos a seguir tanto para la empresa, como para el trabajador. Eso sí, este protocolo deberá estar documentado, publicado y accesible para todos los trabajadores de la empresa.
Aspectos clave de un adecuado procedimiento en las reclamaciones laborales o quejas:
Podemos encontrar diferentes pasos o procesos, en los que podemos destacar las siguientes fases:
- La recepción reclamación del trabajador en la empresa: Define cómo y dónde el trabajador puede presentar su reclamación laboral. Ya sea por correo electrónico, formulario en la intranet o reunión con el departamento de Recursos Humanos
- El acuse de la reclamación laboral. Es importante garantizar el seguimiento y la gestión de la reclamación.
- Investigación y resolución: Designar a una persona para investigar los hechos reflejados por el trabajador. Normalmente suele ser una persona de Recursos Humanos. Además, debe recogerse a todas las partes del proceso y documentación. Una vez realizada la investigación habrá que comunicar las conclusiones y medidas a tomar en caso de ser necesario.
- Seguimiento. Realizar el seguimiento y las medidas tomadas, es de vital importancia para verificar que el conflicto o reclamación haya sido resuelta.
3. Cumple con la normativa laboral vigente en la empresa.
Para una correcta verificación, es importante que tu empresa verifique el estado de cumplimiento normativo en materia laboral y una de las herramientas más efectivas es el compliance laboral. A groso modo, incluye: Respetar todos los derechos y obligaciones de las personas trabajadoras, no discriminación y confidencialidad.
Cada reclamación es una oportunidad para identificar áreas de mejora en la empresa. Analiza las causas raíz de los problemas y toma medidas preventivas en derecho laboral y Recursos Humanos.
4. ¿Qué hacer si el trabajador no tiene razón en su reclamación laboral?
En algunos casos, tras investigar la reclamación laboral, se podría determinar que el trabajador no tiene razón. Aunque esto puede ser un asunto delicado, es crucial manejarlo con la máxima profesionalidad y de manera adecuada.
Pasos a seguir:
- Habla con el trabajador y comparte los resultados de la investigación de forma empática y abierta.
- Proporciona evidencia concreta y objetiva que respalde la decisión. Deja que el empleado exprese sus pensamientos o preocupaciones. Esto ayuda a evitar que el trabajador se sienta ignorado o menospreciado.
- Demuestra claramente que la investigación se realizó de manera justa y según las normas. Si una persona se siente molesta o incómoda, bríndale ayuda para que pueda lidiar con el problema. Esto podría darte la oportunidad de hablar con un asesor o buscar ayuda para tus preocupaciones enseguida.
- Registra los resultados y habla con el trabajador para evitar confusiones o malentendidos.
- Recuerda que cada desafío puede convertirse en una oportunidad de mejora continua para tu empresa en materia de Recursos Humanos.
No dudes en ponerte en contacto con nosotros. Llamando al 622 03 25 00 o a través de nuestro correo electrónico info@adriananton.es. Disponemos de un amplio equipo de profesionales para ayudarte en la gestión de reclamaciones de los trabajadores en los despachos de Alicante, Elche y Murcia
